本文节选自《信息化绩效评价：框架、实施与案例分析》，孙强、郝晓玲
对信息化项目的监控过程如何进行评价？
监控活动贯穿系统的整个生命周期，是进行信息化项目内部控制的较为有效的方式。监控活动具有动态性，由于在项目进展过程中不可避免出现环境与人员的变更，需要随时对项目的目标以及行动决策进行“微调”；此外，通过持续监控可以很容易发现各阶段存在的漏洞，从而及时校正，使每个阶段得到的评价结果可以集成到未来的活动中去，避免进一步的损失。
为保证监控活动的有效性，本文借鉴了形式化评价的方法。形式化评价起源于软件工程，也称为形式化走查，主要是指由一组成员轮流测试产品的不同方面，查看程序员是否存在疏漏的问题和缺点，从而及时改正。现在形式化评价的概念已经广泛用于评价中，内涵也有所拓展。
对于形式化评价而言，需要在整个生命周期设定特定的节点，以便提供及时有效改善项目的信息。通常，信息化项目的每个阶段都具有以下共性：
l 每个阶段有明确的目标和任务，以及预期要达到的阶段性成果。例如，定义用户需求，制定用户确认方法等。
l 每个阶段都有交付品，即活动的输出结果。例如：系统控制文件、需求说明书、交付的硬件、软件和文件、逻辑模型等，这些产品是各个控制关口的证据，用以确保项目满足阶段或者子阶段的目标。
l 每个阶段的活动都对应相应的职责部门。
l 每个阶段都要进行进度、成本与质量的控制。
为保证及时动态地反馈每个阶段的进展情况，针对每个阶段设立控制关口，即在进行到下一阶段活动前设定需要满足的决策检查点。并在控制关口处对各阶段的任务、交付品、责任落实等情况进行审查。针对某阶段的评价结果可以反馈与控制，从而保证对下一阶段的绩效影响减小。以典型的IS项目为例，通常生命周期各阶段的目标和任务、交付品、责任域如下表所示：
表 生命周期各阶段的主要任务、交付品和责任域
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阶段 |
主要任务 |
交付品 |
责任域 |
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用户需求定义阶段 |
l 识别改善业务职能的机会 l 建立项目发起组（筹备委员会） l 成立项目组织 l 将过程的成就文档化 |
l 概念建议书 l 项目管理章程 |
l 发起者 l 项目经理 |
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概念定义阶段 |
l 分析业务需求 l 可行性分析 l 成本分析 l 分析备选方案 l 获得项目资金、人员、资源 |
l 系统边界文档 l 信息化项目请求书 l 可行性研究报告 |
l 发起者 l 项目经理 |
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规范定义阶段 |
l 分析风险 l 定义获取战略 |
l 风险管理计划 |
l 项目发起者 l 项目经理 |
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资源准备阶段 |
l 分析项目进度 l 创建内部过程 l 识别备选供应商 l 规划项目管理计划 l 确定系统管理战略 l 研究和分析安全意义 |
l 项目管理计划 |
l 项目经理 l 项目团队 l 项目决策者 |
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资源获取阶段 |
l 选择供应商 l 签订协议书 l 配置与购买资源 |
l 功能需求文档 l 建议书邀请函 |
l 项目经理 l 获取官员 l 质量保证人员 |
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系统开发阶段 |
l 需求分析 l 系统设计 l 编码与测试 l 系统集成 l 形成可执行软件 |
l 需求说明书 l 概要设计说明书 l 详细设计说明书 l 测试计划 l 测试分析报告 l 转换与实施计划 l 操作和维护手册 l 培训计划 l 用户手册 l 开发进度月报 |
l 系统开发人员 l 项目经理 l 测试人员 |
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部署阶段 |
l 通知实施执行 l 培训计划 l 数据录入或者转换 l 安装系统 l 实施后评价 |
l 变更实施通知 l 实施后审查报告 l 版本描述文档 |
l 系统管理员 l 用户组或团队 l 数据管理者 l 操作员 |
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运行维护阶段 |
l 数据和软件管理 l 问题和修改过程 l 系统和软件维护 |
l 内部过程文档 l 用户调查文档 |
l 系统管理员 l 技术支持人员 l 业务人员与操作员 l 客户程序分析员 l 过程改善评审委员会 l 用户组或团队 l 合同管理者 l 通信分析员 l 网络系统分析员 l 安全管理员 |
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失效阶段 |
l 档案或者转换数据 l 获得或转换软件组件 l 文档化生命周期交付品 l 有序结束系统 l 设备处理准备 |
l 档案系统 l 处置计划 l 结束后审查报告 |
l 实施后审查报告 l 技术支持和外包商 l 数据管理员 l 用户服务程序管理员 l 客户用户组 l 安全管理员 |
资料来源：ITGov中国IT治理研究中心. 网址：www.itgov.org.cn
采用形式化评价能够对各阶段的任务、进度和成本等进行跟踪和控制，从而能够及时进行项目调整。因此，在监控域采取的持续的形式化评价使得系统评价具有动态性。针对上述责任矩阵表，可以自行设计形式化评价表来对执行情况进行监控与评价。通过形式化评价表，可以对任务的执行情况形成备忘录，并便于进行责任追究和落实。
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