IT资产管理也可外包

80年代中期，英国政府部门发现提供给自己的IT服务质量不佳，于是要求当时的计算机和电信局（CCTA，后来并入英国政府商务部），启动一个项目对此进行调查，并开发一套有效的、可进行财务计量的IT资源使用方法，以供本国的政府部门和私有部门使用。

这个项目的最终成果是一套公开出版的IT服务管理指南。自此，IT服务及IT资产管理的概念就出现了。IT资产，是指在信息技术基础上建立起来的一切硬件系统、软件系统、IT业务流程，以及建立在这些系统和流程之上的、企业内部业务流程与知识资源的总和。

外包消除“心腹之患”

随着IT应用环境复杂程度的提高，IT资产管理也越来越成为不少企业的“心腹之患”。如何通过合理的资产管理，发挥IT资产的作用，正是案例中的保险公司所面临的问题。

笔者关注到，最近通用电气(GE)有一个不同寻常的举动，即决定把从财务分析到软件开发等种种“后台支持”服务外包。

根据经济学理论，只要能够买到比企业内部便宜的产品或服务，就应当转向外部供应商。相反，如果与供应商谈判并对其进行监督的成本，超过外包可能节省的费用时，这种产品或服务就应该将由企业内部来处理。这是“交易成本经济学”的精髓，该理论由芝加哥大学诺贝尔奖获得者罗纳德·科斯(Ronald Coase)在上世纪30年代开创。

既然IT资产管理的复杂程度越来越高，为什么不将这些成本高昂的横向业务的活也外包出去呢？今年宝洁将应付账款业务外包给惠普公司，还将部分人力资源管理业务托付给了IBM。

随着企业外包的兴起，特别是“计算能力”这一概念的普及，相信许多企业对于IT资产管理外包会有全新的认识。IT资产评估，也是不可逆转的趋势。现在，企业有必要了解一些如何通过IT资产评估来选择合理外包策略的事情了，就如案例中的保险公司一样。

硬件软件分开评估

根据科斯的经济学理论，我们首先需要做的就是对IT资产进行评估，不仅要了解和掌握所有IT资产的有效利用情况，还需要对其资源配置情况提出改善的建议。

通过IT资产评估，企业需要知道可以外包什么业务，不可以外包什么。通常而言，企业应该具备的核心业务不能够外包,这取决于企业对核心业务的认识。

其次，由于硬件系统的专业化程度非常之高，硬件系统的外包可能在企业内部没有什么非议。现在IBM推出的IT资产管理业务，基本上就是单指硬件系统的资源管理服务。但软件系统就容易出问题了。

由于不同的企业，软件信息系统的水平大不一样，而且软件的个性化程度也非常高，区分软件资产中的核心业务是企业软件资产管理的关键成功因素。笔者认为，作为IT资产管理流程中的一部分，IT资产评估可以决定企业哪些IT资产需要外包，哪些IT资产不需要。对于软件资产来说，IT资产评估则更显得重要。

我们可以将IT资产评估理解为IT审计，并借用审计流程来建立企业初步的IT资产评估流程。

单独的清产核资式的审计建议，显然不足以进行最佳的IT资产管理。通用电气的内部审计单位，不仅仅进行财务审计、资产审计，同时还承担了公司内部咨询服务中心的角色，为企业的资产管理策略甚至是战略提供咨询建议。这种模式，无疑是很好的管理实践，值得中国企业借鉴。

但是，IT资产管理外包在带来更低的成本、更高的利润的时候，不可避免地要承受一些信息技术市场形势变化的风险。（安邦集团研究总部分析师、中国竞争情报协会理事 张巍柏）

IT资产管理的三驾马车

随着企业业务的发展或战略的需要，企业需要经常统计其内部的IT资产情况。一方面，资产统计通常需要耗费大量的时间、精力。另一方面，现代企业中资产的转移、报废，新资产的申报都给资产信息的统计带来了很大的挑战。这对于IT部门及相关部门来说是一个很大的挑战。

因此，如何将现有资源最优化分配，成了CIO们最为关注的问题之一，也直接影响IT部门甚至企业的运营成本。有效的IT资产管理（Assets Management）则可以确保IT实现最大的商业价值。

那么，对于CIO及IT部门决策者来说，如何才能管理好IT资产呢？笔者根据IT服务管理咨询与实施方面的经验，总结了几条建议。

有效利用管理工具

如今，众多厂商推出了各种各样的工具和软件，帮助IT部门维护和管理IT资产信息。 META Group项目总监William Snyder认为，在未来的三到五年内，资产管理工具市场将继续增长。

资产管理工具可以帮助企业从成本、合约、支持以及库存等多个角度，管理整个IT资产库。它为资产管理提供了强有力的技术平台。利用工具软件的信息获取功能，管理员可以清楚地知道，安装在服务器或客户端PC上的硬件信息、软件类型和版本，包括手动安装的软件。检查客户端PC上的可执行文件并收集这些文件的信息，就能够检测到不恰当安装的软件。

除了客户端PC相关的软件、硬件信息，系统管理员还可以跟踪与用户名、部门、资产清单等有关的许可信息，这样可以依据用户的信息进行管理。

一般来说，IT资产管理工具应该具有以下特性：

◆ 支持各种系统（如Windows、Unix）上的软硬件资产信息自动监测与收集。

◆ 集中的管理主控台。通过管理主控台，可以管理软硬件IT资产的相关信息，并随时取得资产分步情况。

◆ 在可扩展的统一数据库中跟踪计算机资产，确保超强的性能和可扩展性。

◆ 支持多种管理平台的数据的导入。某些无法通过资产管理软件自动获得信息的设备，如网络设备，可以通过网管软件（如OpenView NNM、CA Unicenter、CiscoWorks等）获得，这就需要资产管理软件提供相关接口，支持数据导入。

◆ 提供资产信息的录入和查询功能。对于无法通过软件自动获得的信息，需要管理工具提供相应接口，方便用户录入。

◆ 提供资产信息的管理报表。通过管理报表，可以掌控公司内部IT资产的状况。报表有事先设定好的模板，也可以根据需求自行设定，增加管理的灵活性。

◆ 支持基于角色的审核功能。不同级别的人员看到不同范围的资产，有效保护企业私密信息。

使用资产管理工具软件后，对于IT部门的管理绩效而言，可以精简IT人力资源在这项作业上的耗费，提高IT人员工作效率。

尽量细化管理策略

有了有效的资产管理工具后，IT人员并非高枕无忧，合理的IT资产管理策略和流程更加重要。人员（People）、工具（Product&Tool）、流程（Process）是IT服务管理中的三个要素。工具仅仅是工具，好的工具并不代表就能进行好的IT管理。

首先是要确定IT资产管理策略。包括IT资产管理的范围大小和具体细节。

在某些大中型企业中，IT环境非常复杂，大到高端服务器，小到机器硬盘、打印机墨盒，可以说是五花八门、种类繁多。我们是否有必要，将所有的IT资产都纳入到资产管理数据库中呢？对于某个具体设备，我们要管理到哪个层次呢？是设备一级、模块一级还是端口一级？

对网络设备来说，端口还可以分为物理端口和逻辑端口，是否都要详细进行管理，记录相关信息？

这需要制定IT资产管理策略。管理得越细致，成本就越大，所花时间也就越多。相反，管理得过少过粗，可能无法真实、及时地反映企业的IT资产整体状况，无法为管理层的决策提供有效可靠的信息基础。

我认为，分清主次，区分优先级是一个主要原则。对企业关键业务提供支持的IT设备，就一定要纳入管理范围，而且越细致越好。比如某银行数据中心的广域网核心设备，就一定要管理到逻辑端口一级，因为每个逻辑端口都下联到各省，它们的通断会直接影响关键数据传输。对于某些从业务角度来讲重要性及优先级低的IT资产，管理细节可适当放宽，比如对网络设备，管理到模块一级就可以了。

好流程要确保“有章可循”

在管理工具和管理策略的基础上，企业还需要设计一套合理的流程。比如IT部门内，谁负责管理和维护资产数据库，谁负责定期审计，都需要确定相关的人员角色与职责。

首先，设计一套合理的资产管理流程，并使之被IT人员了解和理解。这样，IT人员能够在做资产管理时“有章可循”，避免出现“临时应急”的情况。

其次，应该指派专人负责IT资产管理流程的运作，比如进行授权后的修改和定期的核查等，这样可以提高效率。

由资产管理经理来制定资产管理策略，确定各种类型设备统计属性信息的记录标准，并指派相关的资产管理员对相关IT资产进行识别、登记和定期审核。对资产数据库的更改必须由资产经理授权后才可以由资产管理员进行。最后由资产管理经理对整个流程的运转和相关资产管理策略进行定期的评估，找到不足之处后及时改进流程。

另外，非常重要的一点是，还应该把IT设备实际运行中出现的故障事件，与资产数据库中的IT资产记录进行关联，这样可以进行更有效的IT资产评估。

（联盈数码IT服务管理咨询顾问 陈建强）

像管理“业务流程”一样管理“IT资产”

现代企业的IT资产应该包括所有硬件、软件、网络设备和外部设备。作为基础设施的投入，IT资产的管理及评估，应该纳入到整个IT服务体系中来管理，将“救火式”被动管理转变为“输血式”主动管理。（见下图）

以用户管理为中心

以“IT资产为中心”是救火式的IT资产管理，这种管理模式越来越难以适应企业发展对IT资产管理的需要，其主要问题可归纳为“一高四难”：

IT资产审计成本高：企业需要经常统计其内部的IT资产情况，IT资产统计通常需要耗费大量的时间、精力。

IT资产更新管理难：企业中IT资产的转移、维修、报废、升级，新资产的申报等，都给IT资产信息的统计带来了很大的挑战。

IT资产优化分配难：企业不断增加IT设施，将现有IT资源优化分配成了直接影响企业的运营成本的重要因素。

IT资产信息跟踪难：由于IT资产数量大、IT资产内容复杂、易于携带的特性，信息更新频繁，增加了企业对IT资产管理工作的难度。

IT资产效用评估难：由于IT资产是一些服务基础设施，导致IT资产的投资回报是以隐性服务效益为主，IT资产的效用评估困难。

不同于其他的资本或战略资产，IT资产管理的需求，不仅出于运营和维护设备本身的需要，而且是由操作人员的使用方法和地点决定的。以“用户为中心”的IT资产管理模式将IT资产管理的触角延伸到了终端用户，是“输血式”的主动管理。

IT资产要与业务流程整合

据Gartner调查显示，企业中大约半数的管理者不了解每年IT预算是多少，80％的管理者不了解从IT资产管理中可以节约多少成本。企业之所以没有从IT资产管理中节约成本，是因为预算外的购买、缺乏管理责任和复杂的采购过程。所以，IT资产管理要获得的效率，实现运营成本的节约和获得可靠的投资回报，仅仅停留在“以用户为中心”的层面上是远远不够的。

由于业务流程是支持企业战略的流程，那么，IT资产与业务流程整合之后，硬件设备、网络设备、外部设备、软件的问题也就整合了。对IT资产效用的评估也就整合到流程之中，通过IT对业务流程的服务水平，来评估IT资产的效用，比如IT资产的可靠性、可用性、效果和效率等。

IT资产与流程整合之后，IT资产管理人员需要考虑业务流程对IT资产的需求分析及时机选择。如NTE IMPACT2004年度报告中指出，IT投资与业务流程整合的时机，对IT设施应用效益有重要的影响，流程重组之后应用IT所产生的效益，比流程重组之前应用IT所产生效益要大50％。

“管理＋IT”：实现IT资产管理变革

Gartner调查的统计数据表明，有40％的客户没有使用任何工具对硬件资产进行跟踪管理。大多数企业要么用复杂的人工跟踪程序，如案例中的这家保险公司，要么就根本不了解他们的硬件资产。这种硬件资产管理不善导致成本大增，使公司成本每年增加7％～10％。同时，不了解硬件资产的企业，在软件管理方面也很混乱。

正如AMT在管理咨询中一直推崇的“管理＋IT”那样，现代管理技术和方法在企业的实现，需要IT设施的支撑。IT资产管理也应该借助IT来实现，针对这家保险公司现状，IT管理部门可以“总体规划，结合流程，分步实施”，借助IT技术实现初步的IT资产管理。

对所有类型的IT资产进行跟踪。记录IT资产的需求、配置、调换、分级以及最终报废的历史情况，提供IT资产的生命周期管理，为成本管理提供完整的IT资产数据。

从商业角度跟踪已购买和配置的资产发挥了哪些作用。资产使用情况可以输入数据库，编上编码，以便于用户登录时利用条形码跟踪资产使用情况。

监控资产的运行情况。记录每一项资产历史情况，建立一个信息数据库，用于决定设备及供应商选择、设备维护和更换。

当前，市场上已经有很多比较成熟的IT资产管理解决方案可供选择，如MRO公司的MAXIMO Main Control IT 资产管理 (ITAM) 解决方案、将IT投资和业务流程连接起来的CA ILM战略解决方案、IBM公司的IT资产管理服务(Assets Management)、针对中小企业用户的HP资产管理解决方案（HP iAssetMgr Solution）、用以管理网络、信息系统、应用程序以及数据库等IT资产的HP OpenView服务解决方案和Network Associates等。