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信息化资产管理初探
发布时间:2011年09月23日点击数: 作者:金爱文 来源:本站原创
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摘要:
信息化之路走到今天,信息化相关资产无论是在软硬件数量方面还是在资金占用方面,都达到了前所未有的规模。这些庞大的信息化资产的使用及管理情况又如何呢?

信息化之路走到今天,信息化相关资产无论是在软硬件数量方面还是在资金占用方面,都达到了前所未有的规模。这些庞大的信息化资产的使用及管理情况又如何呢?

 据了解,一些企事业单位的信息化资产动辄几亿几十亿甚至上百亿元,这些资源如果不能够被合理、有效的管理,必将造成巨大的资产流失和资源浪费。那么,如何妥善的管理这些资源呢?目前,已有单位探索出了一条信息化资产管理之路。该单位的信息化管理部门结合自身的实际情况,摸索出了一套行之有效的精细资产管理思路和步骤。借用前辈的话概括起来就是“科学分类、摸清家底、清晰标识、严密核查、制度管理、动态管控”等六个方面。

一是对资产进行科学分类(科学分类)。科学分类是精细管理的前提,目前,财政管理部门根据信息系统和信息化资产特点,已经建立了一套科学、严密的资产分类体系。

二是对资产进行准确建档(摸清家底)。准确建档是精细管理的基础。针对所有的信息化资产,逐一建立了完整的资产化资产档案卡片,将资产属性、资产提供、资产数量、资产变更、资产位置等相关信息进行那个详细记录,建立了专门的信息化资产数据库,用“信息化手段管理信息化资产”。

三是对资产进行明确标识(清晰标识)。明确标识是精细管理的重要体现。首先编订资产的命名规范,这个需要根据财政局针对资产管理方面的相关规定和要求,并且结合本单位信息化系统的特点来确定。然后按照该命名规范制作本单位的信息化资产标签,并贴在相关资产实体的合适位置。

四是对资产进行严密核查(严密核查)。严密核查是实现精细管理的手段。严格按照财政管理部门的安排和要求进行资产自查工作,每年至少组织两次。为实现“帐物相符、帐帐相符”的核查目标,通常是先准备好工程或者项目合同书(含工程洽商和变更等有效合同文件)、财务会计支出凭证、系统验收文档。

基本保障。资产的安全不仅仅是整个信息系统安全保障的基础,作为信息和数据的载体,资产的安全对信息安全起着至关重要的作用。针对资产保管、资产核查、资产变更、核心资产、资产核销等各个环节,建立完善的管理制度。主要包括计划审批制度,采购验收制度,登记与审核制度,保管、使用及巡检制度,资产变动与调拨制度,资产清查制度,损失、丢失赔偿与报废制度,内部控制制度等一系列制度。为加强对资产的动态管理,在运维外包中,实行资产委托管理,通过与外包商签订《信息化资产保管协议》的方式实现资产管理的安全。

实现信息化资产的动态管理,才能为信息系统的稳定运行提供准确、及时的参考。建立资产数据库为资产动态管理奠定了基础。基于这个数据库,以资产生命周期为核心,将资产的采购、入库、存储、出库、定位、变更、运行、评估、淘汰等环节纳入计算机进行统一管理。为有效的分配资源,减少浪费提供了科学有效的手段。采用信息化资产管理软件,准确掌握资产使用情况,对配置不足或闲置的资产进行合理调配,同时也为系统升级、资产采购、资产报废、资产预算等决策提供科学有效的依据。

按照这个思路所进行的制度改革,基本实现了“资产清、责任明、效率高、费用廉”这一设计初衷。

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