掀起“标准”的盖头来
发布时间：2006年02月17日点击数：
作者：陈拂晓 来源：本站原创
OA要实现本土化、行业化和网络化，制定标准是众望所归，然而至今却迟迟没有结果。那么，影响我国OA实现标准化进程的主要因素是什么？制定OA标准所具备的条件和采取的相应策略又有哪些呢？
在应用中制定标准
我国的OA建设已经进行了15年，不论在产品技术方面，还是在推广应用阶段，都是不太短的时间了。特别是政府上网工程和电子政务的建设，为OA厂商、OA产业都注入了不少的活力。但是“OA呼唤标准”仍是一个老生常谈的问题，为什么到现在还没有一个标准出台？专家说，这不是一朝一夕之事，急不得。厂商却认为，目前OA软件种类过多，急去要统一标准。这一张一弛恰恰说明了目前OA产业的发展现状。
根据IDC报告显示，国内OA系统在2001年的市场容量约为4.15亿元人民币。其中，中小企业的市场容量应在1亿元左右。在这样一个巨大的市场中，为什么OA产业到现在还没有产生出像财务软件、管理软件那样迅速成长的标准化产品？其主要原因在于每一个OA用户的需求都不相同，导致了其应用也各不相同。其结果是很难制定出一个满足所有OA厂商、所有OA用户的统一标准。专家认为，我们只有在应用中才能制订一个符合需求的标准出来，但现在的时机还不成熟。尽管这还是一个不太容易实现的美好愿望，但我们还是要呼吁：OA标准快快出台！
制约标准出台的四大因素
在行政管理信息网络化中实行OA标准化，从理论上来讲不是问题，它既是常识，也是共识。但是，OA产业为什么没有产生出像财务软件、其它企业管理软件那样迅速成长的标准化的产品呢？在难得的重大机遇面前，在全新的国际化浪潮面前，这是必须探索和回答的。我认为以下这些主要因素影响了我国OA实现标准化的进程。
“办公”这个词并无准确的定义，绝大多数管理工作都可以称为“办公”。因此，OA涉及到几乎所有的管理领域。在实际应用过程中，不同行业、管理的不同层面都存在着很大差异。即使是同一行业，级别高低、规模大小、业务性质等对管理的要求也会大相径庭。通常我们只能抽象出一些简单、明确的办公业务：像公文、会议、值班、审批、档案等等，但这些业务一旦具体到每一个实际单位，它们在管理规定、实施程序、安全保密等因素的制约下，在实际操作也会有很大的区别，难以形成这些“办公”业务统一的模式与标准，也就难于产生标准化的应用软件。
OA是面向行政管理的，高层管理机构和政府机关尤为明鲜。行政管理的本质是行政决策和指挥，OA的本质则是为行政决策和指挥服务的。行政决策通常是由行政领导作出的，随着主要行政领导的变更，原有的一切都可能发生变化以适应新来的主要行政领导的工作习惯。OA是一项涉及行政领导决策活动的信息技术应用。由此产生了一个难点：谁来制定统一的办公业务标准？如何要求主要行政领导放弃自身工作习惯，采用标准化的工作程序？这个问题的难度是如此之大，即使是最简单、通用的办公业务（如文字处理），在全国政府系统尚难于做到完全统一。对于直接涉及行政领导工作的办公业务（如政府公文运转管理），尽管其业务的性质完全一样，但在全国各地方政府几乎没有完全一样的。
信息技术的飞速发展也增加了标准化的难度。选择一种技术体系作为标准需要考察、论证时间，组织实施更需要建设周期，往往就在此期间，新技术不断诞生并且成熟，成为用户的首选，无形中增加了标准化的难度。
管理体制上存在制约因素。对于一个行政机构内部实现标准化也不是一件容易的事，不但需要行政领导作出决策，还需要有协调职能的机构组织实施方可完成。对于包含下属单位的行政机构，除了统一投资、统一建设的情况外，往往需要考虑下属单位的具体情况并与之协商才能确定标准化问题。对于跨机构的标准化问题更为复杂，必须依靠强有力的协调才能实现。
实现标准的六大途径
加速OA，即行政管理信息网络化的标准化具有极为重大的意义，这一点不言而喻。但是，实现标准化必须具备一定的条件和采取相应策略。实践表明，以下几点比较重要。
应用是标准化推进之母。如果应用系统只在小范围内单一、封闭地使用，那么，标准化也就失去了意义。只有大力推进应用，不断提高应用水平，标准化才有用武之地，才能充分发挥作用。例如，新应用系统与用户原有的应用系统进行连接、整合；应用范围从内部局域网环境向广域网环境发展；建立高层次的跨机构、协同应用；只有在这些情况下标准化才必然会被提上议事日程。在执行标准中，也应以应用为核心，要以能否确保应用，扩大应用作为选择标准的主要依据。因为要搞标准化而延误应用的时机不但不合理，十分可惜，而且还会最终阻碍标准化推进进程。只有通过不断发展的应用，通过应用水平在螺旋上升的过程中对工作流程不断优化，最终使工作流程形成标准，这项业务的标准化软件产品才能诞生。
明确标准化的范围划分。在行政管理信息网络化系统建设中采用标准是受到制约的，要明确使用标准的范围，哪些标准可以由用户自行采用，哪些标准用户没有选择权而必须接受有关方面的决定。
采用合理可行的标准化策略。标准化实际上是一项建设，只能是逐步实现，并由低级向高级发展的过程。国务院办公厅在领导全国政府系统信息化建设中，将其采用的标准分为四个等级：国际标准、国家标准、内部标准和内部规范。其中，内部标准类似于行业标准。实践证明，此策略加速了OA应用，也加速了OA标准化的进程。而对于应用系统的开发，当然应预留与日后应用系统、开发工具的接口。但是，我们必须看到应用系统是有较长生命周期的，而技术发展周期往往大大短于应用系统。但是，接口问题不是标准化中的重要因素，只有在旧应用系统升级换代为新应用系统，且必须继承原有数据资源的情况下接口问题才会被提出来。
确定合理可行的行政管理信息网络化领导体制。这个问题似乎不存在，但却是我国OA建设中标准化程度低的一个主要原因。我们常常看到，一个政府机构内也建有多个信息系统，有人戏称为“司局系统”。为什么在一个单位内信息系统建设都难于标准化，难于具有整体性呢？其原因就出在领导体制上。信息系统建设是强烈依附于机构，为本机构服务的。对一个机构来说，要想建立有机统一，具有标准化概念的信息系统，领导体制必须具有对该机构的全面的协调职能。事实反复证明，办公部门是行政领导的参谋助手，具有协调全局的职能，行政管理信息化领导体制应由它，或在它的领导下开展工作才能真正推进应用和标准化。
建立CIO及CIO委员会，加大标准化协调力度。CIO（首席信息主管）是信息化建设的关键岗位和职务，包括我国许多企业在内的全球企业界早已设立了这个高级管理职位并发挥出越来越重要的作用。西方发达国家的政府也在其政府机构中设立了这一职位。可惜的是，我国在OA建设中还没有意识到这个问题的重要性。我国的电子政务建设多由行政领导指挥，但由于行政领导信息技术素质、信息系统建设的实践经验、工作的主要精力和较频繁的人事调动等因素，在没有合格的、有领导力度的CIO的情况下，必然会造成这项建设缺乏连续性、前瞻性、完整性和持续发展能力，其后果势必会影响我国信息化的水平和进程。
企业的应用开发策略。可以肯定的是，行政管理信息网络化一定是一个巨大的市场。对企业来说只能根据我国的具体情况，贴近用户，锲而不舍，争取今后的发展与辉煌。在软件产品开发上，要注意应用软件工程方法，开发中注重功能化、模块化、工具化和智能化。要在缺少标准的、多变的应用中加强创新，通过成功的应用，沉淀下在未来能够灵活构成、组配、生成新型应用的单元成果。这将是当前OA应用软件的一条开发思路。
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在应用中制定标准
我国的OA建设已经进行了15年，不论在产品技术方面，还是在推广应用阶段，都是不太短的时间了。特别是政府上网工程和电子政务的建设，为OA厂商、OA产业都注入了不少的活力。但是“OA呼唤标准”仍是一个老生常谈的问题，为什么到现在还没有一个标准出台？专家说，这不是一朝一夕之事，急不得。厂商却认为，目前OA软件种类过多，急去要统一标准。这一张一弛恰恰说明了目前OA产业的发展现状。
根据IDC报告显示，国内OA系统在2001年的市场容量约为4.15亿元人民币。其中，中小企业的市场容量应在1亿元左右。在这样一个巨大的市场中，为什么OA产业到现在还没有产生出像财务软件、管理软件那样迅速成长的标准化产品？其主要原因在于每一个OA用户的需求都不相同，导致了其应用也各不相同。其结果是很难制定出一个满足所有OA厂商、所有OA用户的统一标准。专家认为，我们只有在应用中才能制订一个符合需求的标准出来，但现在的时机还不成熟。尽管这还是一个不太容易实现的美好愿望，但我们还是要呼吁：OA标准快快出台！
制约标准出台的四大因素
在行政管理信息网络化中实行OA标准化，从理论上来讲不是问题，它既是常识，也是共识。但是，OA产业为什么没有产生出像财务软件、其它企业管理软件那样迅速成长的标准化的产品呢？在难得的重大机遇面前，在全新的国际化浪潮面前，这是必须探索和回答的。我认为以下这些主要因素影响了我国OA实现标准化的进程。
“办公”这个词并无准确的定义，绝大多数管理工作都可以称为“办公”。因此，OA涉及到几乎所有的管理领域。在实际应用过程中，不同行业、管理的不同层面都存在着很大差异。即使是同一行业，级别高低、规模大小、业务性质等对管理的要求也会大相径庭。通常我们只能抽象出一些简单、明确的办公业务：像公文、会议、值班、审批、档案等等，但这些业务一旦具体到每一个实际单位，它们在管理规定、实施程序、安全保密等因素的制约下，在实际操作也会有很大的区别，难以形成这些“办公”业务统一的模式与标准，也就难于产生标准化的应用软件。
OA是面向行政管理的，高层管理机构和政府机关尤为明鲜。行政管理的本质是行政决策和指挥，OA的本质则是为行政决策和指挥服务的。行政决策通常是由行政领导作出的，随着主要行政领导的变更，原有的一切都可能发生变化以适应新来的主要行政领导的工作习惯。OA是一项涉及行政领导决策活动的信息技术应用。由此产生了一个难点：谁来制定统一的办公业务标准？如何要求主要行政领导放弃自身工作习惯，采用标准化的工作程序？这个问题的难度是如此之大，即使是最简单、通用的办公业务（如文字处理），在全国政府系统尚难于做到完全统一。对于直接涉及行政领导工作的办公业务（如政府公文运转管理），尽管其业务的性质完全一样，但在全国各地方政府几乎没有完全一样的。
信息技术的飞速发展也增加了标准化的难度。选择一种技术体系作为标准需要考察、论证时间，组织实施更需要建设周期，往往就在此期间，新技术不断诞生并且成熟，成为用户的首选，无形中增加了标准化的难度。
管理体制上存在制约因素。对于一个行政机构内部实现标准化也不是一件容易的事，不但需要行政领导作出决策，还需要有协调职能的机构组织实施方可完成。对于包含下属单位的行政机构，除了统一投资、统一建设的情况外，往往需要考虑下属单位的具体情况并与之协商才能确定标准化问题。对于跨机构的标准化问题更为复杂，必须依靠强有力的协调才能实现。
实现标准的六大途径
加速OA，即行政管理信息网络化的标准化具有极为重大的意义，这一点不言而喻。但是，实现标准化必须具备一定的条件和采取相应策略。实践表明，以下几点比较重要。
应用是标准化推进之母。如果应用系统只在小范围内单一、封闭地使用，那么，标准化也就失去了意义。只有大力推进应用，不断提高应用水平，标准化才有用武之地，才能充分发挥作用。例如，新应用系统与用户原有的应用系统进行连接、整合；应用范围从内部局域网环境向广域网环境发展；建立高层次的跨机构、协同应用；只有在这些情况下标准化才必然会被提上议事日程。在执行标准中，也应以应用为核心，要以能否确保应用，扩大应用作为选择标准的主要依据。因为要搞标准化而延误应用的时机不但不合理，十分可惜，而且还会最终阻碍标准化推进进程。只有通过不断发展的应用，通过应用水平在螺旋上升的过程中对工作流程不断优化，最终使工作流程形成标准，这项业务的标准化软件产品才能诞生。
明确标准化的范围划分。在行政管理信息网络化系统建设中采用标准是受到制约的，要明确使用标准的范围，哪些标准可以由用户自行采用，哪些标准用户没有选择权而必须接受有关方面的决定。
采用合理可行的标准化策略。标准化实际上是一项建设，只能是逐步实现，并由低级向高级发展的过程。国务院办公厅在领导全国政府系统信息化建设中，将其采用的标准分为四个等级：国际标准、国家标准、内部标准和内部规范。其中，内部标准类似于行业标准。实践证明，此策略加速了OA应用，也加速了OA标准化的进程。而对于应用系统的开发，当然应预留与日后应用系统、开发工具的接口。但是，我们必须看到应用系统是有较长生命周期的，而技术发展周期往往大大短于应用系统。但是，接口问题不是标准化中的重要因素，只有在旧应用系统升级换代为新应用系统，且必须继承原有数据资源的情况下接口问题才会被提出来。
确定合理可行的行政管理信息网络化领导体制。这个问题似乎不存在，但却是我国OA建设中标准化程度低的一个主要原因。我们常常看到，一个政府机构内也建有多个信息系统，有人戏称为“司局系统”。为什么在一个单位内信息系统建设都难于标准化，难于具有整体性呢？其原因就出在领导体制上。信息系统建设是强烈依附于机构，为本机构服务的。对一个机构来说，要想建立有机统一，具有标准化概念的信息系统，领导体制必须具有对该机构的全面的协调职能。事实反复证明，办公部门是行政领导的参谋助手，具有协调全局的职能，行政管理信息化领导体制应由它，或在它的领导下开展工作才能真正推进应用和标准化。
建立CIO及CIO委员会，加大标准化协调力度。CIO（首席信息主管）是信息化建设的关键岗位和职务，包括我国许多企业在内的全球企业界早已设立了这个高级管理职位并发挥出越来越重要的作用。西方发达国家的政府也在其政府机构中设立了这一职位。可惜的是，我国在OA建设中还没有意识到这个问题的重要性。我国的电子政务建设多由行政领导指挥，但由于行政领导信息技术素质、信息系统建设的实践经验、工作的主要精力和较频繁的人事调动等因素，在没有合格的、有领导力度的CIO的情况下，必然会造成这项建设缺乏连续性、前瞻性、完整性和持续发展能力，其后果势必会影响我国信息化的水平和进程。
企业的应用开发策略。可以肯定的是，行政管理信息网络化一定是一个巨大的市场。对企业来说只能根据我国的具体情况，贴近用户，锲而不舍，争取今后的发展与辉煌。在软件产品开发上，要注意应用软件工程方法，开发中注重功能化、模块化、工具化和智能化。要在缺少标准的、多变的应用中加强创新，通过成功的应用，沉淀下在未来能够灵活构成、组配、生成新型应用的单元成果。这将是当前OA应用软件的一条开发思路。
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